En cualquier lugar de trabajo, las ausencias de los empleados son inevitables. Ya sea por enfermedad, emergencias familiares o motivos personales, las ausencias pueden interrumpir el flujo de trabajo y reducir la productividad.
Una gestión de ausencias eficaz ayuda a mantener la continuidad operativa, respalda el bienestar de los empleados y garantiza un trato justo para todo el personal. Sin embargo, desarrollar una política de gestión de ausencias desde cero o revisar una antigua para alinearla con las tendencias actuales suele ser un desafío, ya que hay numerosos aspectos que considerar.
- ¿Qué nivel de detalle debería tener?
- ¿A quién está dirigida?
- ¿Cómo debe conectarse con los objetivos y la visión de la empresa?
En este artículo, exploraremos los componentes clave de una gestión de ausencias eficaz y ofreceremos recomendaciones prácticas para que las empresas puedan implementar estrategias que les permitan manejar las ausencias de manera proactiva.
¿Qué es la Gestión de Ausencias en RR. HH.?
Básicamente, la gestión de ausencias es el proceso de manejar y abordar de manera proactiva las ausencias de los empleados con el fin de minimizar las interrupciones en el lugar de trabajo, apoyar el bienestar del personal y garantizar un trato equitativo para todos.
La gestión de ausencias es fundamental para los departamentos de RR. HH. por varias razones:
1. Continuidad operativa. Una gestión de ausencias eficiente permite mantener niveles de personal adecuados para asegurar la continuidad del negocio y la productividad.
2. Control de costos. Abordar el ausentismo de manera preventiva ayuda a reducir los costos asociados a la pérdida de productividad, las horas extra y la contratación temporal.
3. Bienestar del empleado. Apoyar a los empleados mediante una gestión de ausencias eficaz demuestra el compromiso de la empresa con su bienestar y contribuye a un entorno laboral positivo.
4. Cumplimiento legal. Contar con políticas claras de ausencias y gestionarlas de manera justa ayuda a cumplir con las leyes laborales y regulaciones vigentes.
5. Compromiso del personal. Al fomentar una comunicación abierta y proporcionar apoyo, RR. HH. puede mejorar el compromiso y la moral de los empleados dentro de la organización.
Con el tiempo, la gestión de ausencias ha evolucionado de un conjunto de medidas para controlar y prevenir el ausentismo hacia procedimientos complejos que abarcan diversos aspectos. ¡Veamos más de cerca!
Gestión de permisos
La gestión de permisos influye en el entorno laboral, la asignación de recursos y la planificación de la carga de trabajo, por lo que requiere un enfoque minucioso. Incluye solicitar vacaciones, aprobar o rechazar solicitudes y calcular los saldos de permisos resultantes.
Hoy en día, no es común que los empleados puedan reservar vacaciones en cualquier fecha sin coordinarlo con la dirección y sus compañeros. Sin embargo, esto a veces ocurre en pequeñas empresas o startups que aún no han desarrollado políticas de ausencias.
Las consecuencias son negativas: los empleados que no pueden solicitar permisos en las fechas más deseadas se sienten insatisfechos, los gerentes no pueden planificar adecuadamente y el ambiente laboral se deteriora debido a un sistema deficiente de gestión de permisos que genera conflictos. Por ello, son esenciales dos elementos: elaborar una política de permisos detallada y establecer un procedimiento de aprobación.
Otro aspecto importante es garantizar que los empleados tomen los permisos que les corresponden y no los acumulen. Diversos estudios en el mundo demuestran que los días no tomados generan grandes costos para las empresas, no solo por la compensación económica, sino también por el impacto en la productividad causado por el estrés, la fatiga y el agotamiento, que afectan notablemente el rendimiento.
Prevención del ausentismo
El ausentismo, entendido como la ausencia sin una razón válida, ha sido un aspecto crucial de la gestión de ausencias durante siglos, considerado el mayor enemigo de la productividad. Aunque hoy sigue generando problemas en la planificación y el rendimiento, su comprensión ha evolucionado.
Uno de los puntos clave para prevenir el ausentismo es reducir sus costos. Según diversas investigaciones, los costos directos e indirectos del ausentismo representan miles de millones de dólares en pérdidas para las empresas cada año, lo que las lleva a invertir esfuerzos significativos en mantenerlo al mínimo.
Combatir el presentismo
Los gerentes que antes se centraban únicamente en combatir el ausentismo, no consideraban los efectos negativos de su opuesto: el presentismo. Sin embargo, los costos del presentismo suelen ser incluso mayores —y en su mayoría invisibles.
Es bien sabido que el presentismo surge como consecuencia de las medidas para reducir las ausencias no planificadas. Los empleados acuden al trabajo cuando no deberían por miedo a sanciones, por no querer perjudicar al equipo, o por no tener claro qué constituye una razón válida para ausentarse.
Lo importante es que el presentismo no se refiere solo a trabajar estando enfermo. También abarca situaciones como problemas familiares, altos niveles de estrés o emergencias. Una política de gestión de ausencias eficiente debe definir claramente estas circunstancias para evitar malentendidos y expectativas erróneas.
Gestión de impuntualidad y cambios de horario
La puntualidad es fundamental en algunos puestos, y menos relevante en otros. En cualquier caso, conocer la disponibilidad del equipo es esencial para un proceso de trabajo eficiente, especialmente en equipos con horarios flexibles.
En ciertos entornos se puede ignorar este aspecto, pero las políticas avanzadas de gestión de ausencias lo incluyen. Muchas regulaciones contemplan procedimientos para informar retrasos, salidas anticipadas o ausencias breves durante la jornada.
