La gestión de recursos consiste en determinar qué se necesita para completar un proyecto y dónde encontrarlo. Con todos los recursos necesarios correctamente organizados, usted puede cumplir con los plazos, mantener alta la calidad y obtener los beneficios esperados.
Si se descuida la gestión de recursos, se corre el riesgo de sobrecostos, retrasos y relaciones deterioradas con los clientes.
En esta guía, compartimos consejos prácticos sobre cómo optimizar la gestión de recursos, gestionar los plazos del proyecto y crear cronogramas de recursos efectivos en el menor tiempo posible.
Qué es la gestión de recursos
La gestión de recursos en un proyecto es el proceso de planificar y distribuir personas, equipos, materiales y otros recursos a diferentes tareas del proyecto. Esto garantiza que los recursos adecuados estén disponibles en el momento oportuno y para los empleados correctos.
Para comprender mejor, veamos qué no es la gestión de recursos:
Crear un cronograma visual que indique cuándo se necesitará cada recurso a lo largo del proyecto.
Ejemplo: Imagine un equipo de cinco personas trabajando en un proyecto de marketing.
- Emma – Diseñadora gráfica
- Liam – Redactor de contenido
- Sophia – Gestora de redes sociales
- Noah – Desarrollador web
- Olivia – Gerente de proyecto
Sabemos que:
- Emma está completamente ocupada con activos visuales para tres campañas y no le quedan horas disponibles.
- Liam tiene tareas que se ajustan a sus horas disponibles y completa todas sin exceder su tiempo.
- Sophia tiene dos tareas que puede gestionar dentro de su horario.
- Noah tiene tiempo suficiente para completar ambas tareas sin sobrepasar su disponibilidad.
- Olivia gestiona el proyecto y ha destinado tiempo para supervisión y reuniones.
Un cronograma de recursos efectivo permite evaluar la carga de trabajo de cada miembro del equipo y garantizar que todas las tareas estén cubiertas sin sobrecargar a nadie.
Requisitos previos para un cronograma de recursos
Antes de crear su cronograma, es esencial reunir la información correcta. Aunque puede variar según el alcance del proyecto, el marco general incluye:
- Personas. Revise la demanda de recursos y la disponibilidad actual. Haga una lista con los nombres, roles y equipos de cada miembro para identificar si necesita talento adicional.
- Costos y tarifas. Detalle el costo por hora de cada recurso para distinguir entre costos directos (empresa) y facturables (clientes).
- Disponibilidad. Asegúrese de incluir vacaciones y eventos importantes en su cronograma para evitar conflictos.
- Tareas asignadas. Liste las tareas específicas de cada recurso para que todos comprendan sus responsabilidades.
- Ubicación y contrato. Indique dónde se encuentra cada miembro y el tipo de contrato. Esto facilita la logística y comunicación.
Crear un cronograma de recursos en 5 pasos
Con los datos listos, puede elaborar y llenar su cronograma.
Paso 1: Estructura de Desglose del Trabajo (WBS)
La WBS es la hoja de ruta del proyecto. Permite desglosar objetivos grandes en entregables y luego en tareas accionables, para saber exactamente qué hacer y cuándo.
Al final de este paso, tendrá una lista de tareas realista para guiar a su equipo.
Paso 2: Cronograma del proyecto
Asigne fechas de inicio y fin a cada tarea considerando prioridades, dependencias y disponibilidad de recursos.
Paso 3: Asignación de tareas
Distribuya el trabajo según habilidades y disponibilidad. ¿Quién tiene la experiencia necesaria? ¿Está disponible cuando lo necesita?
Una herramienta de visualización facilita ver quién hace qué y cuándo.
Paso 4: Seguimiento
El monitoreo regular permite optimizar la utilización de recursos, verificar tiempos reales y mejorar la rentabilidad.
Paso 5: Ajustes
Supervise el progreso y la carga de trabajo para detectar sobrecargas o falta de recursos.
Opciones de ajuste:
• Reasignar tareas: redistribuir si alguien está saturado.
• Nivelación de recursos: equilibrar cargas ajustando fechas.
• Suavizado de recursos: incorporar ayuda adicional si los plazos son estrictos.
Manejo de limitaciones de recursos
Aunque su cronograma sea excelente, todo proyecto tiene límites.
Programación con restricción de tiempo: si el plazo es estricto, contrate más personas para cumplirlo.
Programación con restricción de recursos: si los plazos son flexibles, ajuste la entrega o reduzca el alcance.
Programación con restricción de costos: si el presupuesto es limitado, reconsidere asignaciones o reduzca el alcance del proyecto.
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