Rotativos, de guardia, DuPont, partidos e incluso nocturnos… Las personas utilizan muchos (a veces extraños) términos para categorizar los turnos de los empleados. Sin embargo, independientemente de los tipos de turnos que prefiera implementar en su organización, hay algo seguro: usted necesita una solución sólida para organizar el trabajo de su equipo y gestionarlo de manera eficiente.
El software de gestión de turnos es un medio excelente para llevar a cabo estas tareas. Y actiPLANS es un ejemplo perfecto de una herramienta web práctica con la que resulta fácil crear horarios.
A continuación, le explicamos cómo utilizar actiPLANS para la planificación de turnos y qué funcionalidades valiosas puede aportar a su empresa.
Programación de turnos con actiPLANS: ¿de qué se trata?
Como práctica popular de gestión del personal, el trabajo por turnos tiene muchos beneficios. Permite a una empresa utilizar sus recursos de forma óptima y reducir el riesgo de inactividad, al tiempo que ayuda a los empleados a descansar lo suficiente y mantener un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal.
No obstante, el trabajo por turnos también implica ciertos desafíos. A menudo requiere una planificación cuidadosa y, además, para compartir los horarios desarrollados con los empleados, es necesario implementar herramientas de comunicación eficaces.
Entonces, ¿cómo puede actiPLANS ayudarle a afrontar estos retos?
- Le permite crear cualquier tipo de turno personalizado y programarlo en una línea de tiempo visual en cuestión de minutos.
- Informa automáticamente a los empleados sobre cualquier cambio en sus horarios de trabajo por correo electrónico.
- Incluye informes útiles que respaldan las decisiones de gestión de recursos y le permiten mejorar la planificación de turnos.
Veamos cómo aprovechar estas potentes funciones de actiPLANS paso a paso.
Cómo programar turnos de empleados con actiPLANS
1. Desarrolle su propio sistema de colores y tipos de turno
actiPLANS no le ofrece tipos de turno predefinidos. En su lugar, le permite crear sus propias categorías de turnos y construir un sistema de códigos de color único para distinguirlos de un solo vistazo.
Existen múltiples formas de abordar la creación de tipos de turno en actiPLANS (o en general). Por ejemplo, usted puede categorizarlos según:
- El horario de trabajo de los empleados (por ejemplo, turnos de mañana / tarde / noche),
- O sus funciones profesionales (por ejemplo, camarero, barista, chef, jefe de turno, etc.).
También puede incluir horarios específicos en los nombres de los turnos (por ejemplo, 9:00–17:00, 18:00–06:00, etc.) y asignar uno de los colores de su sistema a los descansos laborales.
Independientemente del método de clasificación elegido, el resultado será el mismo: usted obtendrá una lista clara de tipos de turno con distintos colores asignados. Además, podrá revisarla y editarla desde la configuración de Tipos de trabajo.
2. Programe turnos en la línea de tiempo visual
La interfaz de Programación de trabajo en actiPLANS es una línea de tiempo visual extremadamente fácil de gestionar y comprender. Combinada con su sistema de colores, le ayuda a crear horarios claros y a detectar errores en los patrones de turnos sin dificultad.
Para asignar un turno a un empleado en actiPLANS:
- Localice su nombre en la lista de usuarios del panel lateral
- Seleccione las fechas necesarias en la línea de tiempo junto a su nombre
- Elija el tipo o los tipos de turno que desea asignar al empleado
- Indique cuántas horas deben programarse por turno
Una vez creados los horarios de trabajo, sus empleados podrán consultar sus turnos simplemente accediendo a actiPLANS. También tendrán la posibilidad de ver qué compañeros deben estar disponibles en el lugar de trabajo y en qué momento.
3. Tenga en cuenta las ausencias de los empleados
Una de las ventajas más importantes de la programación de turnos con actiPLANS es la posibilidad de planificar los turnos considerando el tiempo no laborable de los empleados.
Los fines de semana, festivos y días libres personales se resaltan en la línea de tiempo en color gris claro. De este modo, si un miembro del equipo planea ausentarse del trabajo en una fecha concreta, usted lo notará de inmediato.
Al integrar la información sobre el tiempo no laborable, actiPLANS le permite crear horarios de turnos correctos mucho más rápido y evitar revisiones constantes.
4. Comparta los horarios de turnos creados con su equipo
Después de finalizar la creación o edición del horario de un empleado, actiPLANS le notificará automáticamente los cambios por correo electrónico. El sistema genera un mensaje con toda la información sobre las últimas modificaciones: qué turnos se asignaron o reemplazaron, para qué fechas y por quién.
De este modo, con actiPLANS usted no necesita implementar otros métodos para comunicar información clave sobre la programación de turnos ni invertir tiempo en conversaciones adicionales sobre este tema.
5. Analice sus decisiones y resultados de programación de turnos
Otra gran ventaja de actiPLANS es el informe de Tipos de trabajo, que le permite ver cuántas horas dedica su equipo a los distintos tipos de turno. Este informe facilita evaluar si los turnos se distribuyen de manera equilibrada entre los empleados y si la empresa utiliza sus recursos al máximo.
Usted puede utilizar el informe de Tipos de trabajo de varias maneras:
- Optimizar la asignación de recursos – Suponga que el informe muestra que se dedican 80 horas semanales de empleados a turnos diurnos y solo 60 horas a turnos nocturnos. Esto puede indicar que más empleados deberían trabajar en turnos nocturnos para aumentar la productividad y reducir los tiempos de inactividad.
- Mejorar la programación de turnos – El informe muestra cuántos tipos diferentes de turnos se asignan a cada empleado durante un período determinado. De este modo, le ayuda en la planificación de turnos. Por ejemplo, si los miembros de su equipo deben trabajar un número específico de turnos diurnos y nocturnos al mes, usted puede generar el informe de Tipos de trabajo para un empleado en particular y ver cuántos turnos de cada tipo tiene programados. Posteriormente, si se detecta alguna discrepancia o error en su horario, podrá proceder a corregirlo según sea necesario.
La programación sencilla de turnos está a solo unos clics
Entonces, ¿cómo mejora actiPLANS la programación de turnos?
Es una solución altamente flexible y fácil de usar, con automatización integrada, informes detallados y prácticas herramientas de planificación visual. Por lo tanto, le permite programar los turnos de los empleados de manera significativa y conveniente, ahorrar mucho tiempo en la comunicación con el equipo y aumentar la eficiencia de los procesos.
Sin embargo, no tiene que confiar únicamente en nuestra palabra. Usted mismo tiene la oportunidad de comprobar todas estas ventajas de actiPLANS. Regístrese para una prueba gratuita de 30 días y asegúrese de que una programación de turnos simple y eficaz es más que una bonita idea: puede convertirse en parte de su realidad profesional.
